27. Juni 2019

Anforderungen an modernes Property Management

Trotz der nach wie vor äußerst guten Marktsituation auf den Immobilienmärkten sind die Anforderungen an das Immobilienmanagement höher als je zuvor. Sabine Giesen-Kirchhofer, Michael Greis und Karsten Körper, Geschäftsführer der IC Property Management GmbH analysieren Trends und Zukunftsthemen im Bereich Property Management.

„Nachwuchsgewinnung ist ein Schlüsselfaktor“
Wer einen Berufseinstieg innerhalb der Immobilienbranche erwägt, denkt womöglich nicht zuallererst an das Property Management: Viele Young Potentials wollen entweder als Asset- oder Investment Manager in ständigem Austausch mit den Investoren sein – oder aber als Vermietungsmanager das Gesicht für die Mieter. Das Property Management droht hingegen manchmal übersehen zu werden.

Dabei ist das Property Management gerade heutzutage wichtiger denn je für die Performance und die Stabilität eines Investments. Oftmals lassen sich Immobilienstrategien nicht mehr im vorhinein festlegen. Während für Core-Immobilien das Property Management eher aus dem Überwachen des Ist-Zustands besteht, sind für die immer häufiger gehandelten Value-Add-Objekte oftmals kleinteilige Details ausschlaggebend. Auf die Frage, mit welchem Ansatz sich Leerstände beseitigen lassen, oder welches Risikobudget für mögliche Ausbesserungen einkalkuliert werden soll, müssen zunächst einmal das kaufmännische und technische Property Management Antworten finden. Diese werden dann gemeinsam mit dem Asset Manager diskutiert und umgesetzt.

Für das Property Management sind also neben den wichtigen und bereits in der Immobilienbranche etablierten Mitarbeitern frische junge Querdenker gefragt, die sich nicht nur detailliert in die ihnen anvertrauten Immobilien einarbeiten, sondern auch kreative Ansätze finden. Denn häufig findet sich die beste Maßnahme für ein Objekt in keinem Lehrbuch. Aus diesem Grund ist die Nachwuchsgewinnung ein wichtiger Schlüssel zur Zukunftssicherheit der Branche.

„Digitalisierung im Property Management ist eine Wissenschaft für sich“
Inzwischen existieren mehr als 280 deutsche PropTechs, von der digitalen Dokumentenerfassung zur Flächenvisualisierung bis hin zur Online-Transaktionsplattform. Und auch die großen IT-Anbieter haben längst die Immobilienbranche als potenzielle Absatzmärkte für sich entdeckt. Dennoch ist man bislang auf kein Digitalprodukt gestoßen, das für die Prozesse des modernen Property Managements in ausreichendem Maße passen würde. Entweder sind die dafür benötigten Funktionen nicht in der Software enthalten, oder aber das Programm ist so groß – und damit undefiniert –, dass der Großteil der enthaltenen Anwendungsbereiche für das Property Management absolut überflüssig ist.

Aus diesem Grund hat sich die IC Immobilien Gruppe für die Implementierung eines, zur vorhandenen Systemlandschaft ergänzenden, technischen Management Tools entschieden: iRES+. Es beinhaltet alle unsere Prozesse, nicht weniger aber auch nicht mehr. Für die gesamte Branche gesprochen besteht eine der wichtigen Zukunftsanforderungen darin, die richtige IT-Lösung für das Property Management zu finden und anschließend kontinuierlich weiterzuentwickeln. Denn die Technik schreitet mit Siebenmeilenstiefeln voran; bald werden Aspekte wie maschinelles Lernen beziehungsweise künstliche Intelligenz auch für das Property Management zum Kernthema.

Genauso wichtig ist es jedoch, die internen Prozesse im Unternehmen kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu optimieren. Welche Vorgehensweise ist aktuell noch zeitgemäß und wo gibt es Optimierungspotenziale? Nur wer sich mit dieser Frage auseinandersetzt, die Antwort findet und diese dann digital abbilden kann, aktiviert letztlich seine gesamte Innovationskraft.

„Auch Stille kann effizient sein“
Wenn von Objekt- oder Gesellschaftsbuchhaltung, Stammdatenpflege und Datenmanagement die Rede ist, hält sich die Euphorie der Zuhörer zugegebenermaßen oft in Grenzen. Gerade solche scheinbar routinemäßigen Tätigkeiten entscheiden jedoch immer häufiger über die Effizienz der Management-Prozesse in einem Unternehmen. Mit der steigenden Komplexität der Immobilienbranche nehmen die möglichen Fehlerquellen und damit die Herausforderungen stetig zu.

Innerhalb kürzer werdender Mandatierungszeiträume muss eine umfangreichere Datengrundlage immer schneller geschaffen werden. Daher ist es umso wichtiger, die Prozesse der Objekt- und Gesellschaftsbuchhaltung, Stammdatenpflege und des Datenmanagements stetig zu verbessern. Outsourcing nach Übersee war gestern. Heutzutage ist es wichtig, dass Property- und Asset Manager jederzeit in Kontakt stehen und miteinander kommunizieren können.

In der Regel erfahren die Investoren nicht allzu viel von diesen internen Prozessen. Denn solange alles nach Plan läuft, herrscht eine friedliche Stille. Vor allem stark regulierte institutionelle Investoren, die regelmäßig Audits durchführen müssen, wissen genau diese Stille sehr zu schätzen.

Eine effiziente und fehlerfreie Datenpflege ist allerdings auch deshalb wichtig, weil sie die Basisarbeit für die Digitalisierung der Branche darstellt. Big-Data-Anwendungen können nur dann funktionieren, wenn die Stammdaten erstens korrekt eingegeben werden und zweitens auch in benötigter Form zur Verfügung stehen. Und selbst eine künstliche Intelligenz kann nur so „klug“ sein, wie es die ihr zugrundeliegenden Basisdaten ermöglichen.

Zu den Personen: Sabine Giesen-Kirchhofer, Michael Greis und Karsten Körper, Geschäftsführer der IC Property Management GmbH.

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